Quy trình thu phí dịch vụ hệ thống phần mềm quản lý tòa nhà BEE BMS được thể hiện theo một quy trình khép kín, có sự phối hợp nhịn nhàng giữa các bô phận như bộ phận kỹ thuật, lễ tân, kế toán, chủ đầu tư

1. Chủ đầu tư gửi thông báo, quyết định về giá các dịch vụ trong tòa nhà, hợp đồng mua bán/cho thuê Căn hộ/ Mặt bằng đang thực hiện, bàn giao công nợ tồn đọng cho Kế toán ban quản lý tòa nhà.

2. Khách hàng/Cư dân đăng ký sử dụng các dịch vụ hoặc khiếu nại về phí dịch vụ hoặc các vấn đề khác thông qua phiếu yêu cầu dịch vụ và các mẫu form cần thiết khác.

3. Bộ phận Lễ tân/CSKH tiếp nhận yêu cầu dịch vụ của Cư dân/Khách hàng, xác định các yêu cầu cần tính phí để gửi lên phòng kế toán BQLTN. BP Kỹ thuật chốt chỉ số điện nước, lập biên bản chốt chỉ số điện nước gửi lên phòng Kế toán BQLTN. các chỉ số điện, nước..được cập nhật lên phần mềm quản lý tòa nhà theo công thức tính đã fix sẵn theo cài đặt ban đầu, ngoài ra các dịch vụ bên quản lý tòa nhà cung cấp như phí dịch vụ,phí vệ sinh, an ninh, thẻ gửi xe, thang máy cũng được đưa lên hệ thống phần mềm quản lý.

4. Bộ phận Kế toán BQLTN tiếp nhận thông tin dịch vụ (đăng ký, hủy hoặc khiếu nại…), kiểm tra hợp đồng, đơn giá phí dịch vụ và các chứng từ liên quan, tính phí dịch vụ hàng tháng, in thông báo phí, gửi bộ phận Lễ tân/hành chính phát hành thông báo phí đến Cư dân/Khách hàng, giải quyết các khiếu nại của Cư dân/Khách hàng.

5. Bộ phận Lễ tân/Chăm sóc khách hàng/Hành chính: chịu trách nhiệm phát hành thông báo phí đến các Cư dân/khách hàng.

6. Cư dân/Khách hàng sau khi kiểm tra, xác nhận phí dịch vụ phải nộp sẽ tiến hành nộp phí cho Ban quản lý tòa nhà thông qua TK Ngân hàng hoặc nộp trực tiếp cho Phòng Kế toán Ban quản lý tòa nhà. Nếu phát sinh khiếu nại về phí dịch vụ, có thể liên hệ trực tiếp với phòng kế toán ban quản lý tòa nhà.

7. Bộ phận Kế toán thao tác trên Giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà BEE BMS tiếp nhận thông tin khiếu nại phí của khách hàng liên quan đến Kỹ thuật, báo lại cho Bộ phận Kỹ Thuật cùng giải quyết.

8. Hàng tuần, Kế toán sử dụng hệ thống phần mềm quản lý tòa nhà báo cáo kết quả thu phí và các vấn đề còn tồn đọng cho Giám đốc ban quản lý tòa nhà và Chủ đầu tư. Đề xuất các ý kiến và phương hướng giải quyết các vấn đề tồn đọng.

Trên đây là quy trình thu phí thực hiện trên hệ thống phần mềm quản lý tòa nhà, có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, công việc kế toán nội bộ đơn giản hơn bao giờ hết. Nếu bạn quan tâm, và mong muốn sở hữu giải pháp hãy liên hệ đến chúng tôi: Beesky Việt Nam - Nâng tầm quản lý doanh nghiệp.

Đọc thêm: Phần mềm quản lý tòa nhà BEE BMS

                                                                                                               Thu Hương - Beesky Việt Nam