I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 

Cho đến nay khi công nghệ rất phát triển và có rất nhiều phần mềm quản trị doanh nghiệp; Người ta vẫn không thể từ bỏ được EXCEL bởi tính linh hoạt và dễ hiểu của nó.

Trong lĩnh vực tài chính và quản trị, vẫn có một số báo cáo không thể thay thế bằng phần mềm được vì làm giảm sự sáng tạo và năng động, đặc biệt là các báo cáo quản trị và báo cáo hướng về tương lai.

XEM CHI TIẾT

Tuy nhiên, việc sử dụng Excel truyền thống có nhiều hạn chế:

Thứ nhất, Khả năng liên kết số liệu của Excel là khá hạn chế:

• Đa số chúng ta sử dụng Excel sau khi đã có dữ liệu. Khi dữ liệu ngày càng nhiều, từ nhiều nguồn và cần cập nhật liên tục; thì càng bộc lộ các hạn chế.

• Quá trình thu thập dữ liệu dành cho các báo cáo Excel không hoàn toàn tự động. Nên nó sẽ mất nhiều công sức, thời gian và đặc biệt là khả năng sai sót cao.

• Nếu dữ liệu ở dạng thô (raw-data) và ở các định dạng không thể được nhập trực tiếp vào Excel, công việc chuyển đổi bằng tay gần như là không thể.

• Các báo cáo xử lý bằng tay nên thông tin không được cung cấp theo thời gian thực. Khả năng để có được những số liệu cập nhật là rất khó.

• Việc xử lý một số thao tác bằng macro dễ gây ra những hành động không kiểm soát được.

Thứ hai, Các hàm của Excel không có tính vòng lặp

Khi công nghệ đã rất phát triển thì việc của con người là tư duy và định hướng, các vấn đề phức tạp hoặc có tính vòng lặp nên dành cho máy tính xử lý.

Trong việc xử lý số liệu bảng tính chúng ta mong muốn nhìn thấy những công thức ngắn gọn để dễ hiểu và dễ kiểm soát thay cho những công thức lồng ghép dài vô tận.

Tuy nhiên hầu hết các hàm số của Excel đều không có tính vòng lặp. Một số ví dụ đơn giản:

• Bạn có thể lấy được ký tự từ bên phải đến số ký tự nhất định bằng hàm RIGHT, nhưng để lấy được ký tự bên phải đến một ký tự cụ thể đầu tiên hoặc thứ hai thì phải lồng ghép rất nhiều.

• Bạn cần tìm ra mã khách hàng có trong nội dung diễn giải, hàng ngày có hàng trăm diễn giải như vậy. Việc sử dụng các hàm Excel có sẵn gần như là không thể.

• Bạn phải lập bảng tính tổng theo điều kiện từ dữ liệu, trong đó mỗi hàng một cách tính khác nhau. Hoặc phức tạp hơn là từ nhiều vùng tính tổng khác nhau. Hàm SUMIFS là mạnh nhất trong Excel để làm việc đó cũng không giúp được cho bạn giải quyết yêu cầu này đơn giản,...

• hể.

• Các báo cáo xử lý bằng tay nên thông tin không được cung cấp theo thời gian thực. Khả năng để có được những số liệu cập nhật là rất khó.

• Việc xử lý một số thao tác bằng macro dễ gây ra những hành động không kiểm soát được.

BẠN ĐANG CÓ CÁC VẤN ĐỀ:

• Dữ liệu từ phần mềm ngày càng lớn nhưng vẫn phải xử lý thủ công; nhiều người xử lý cùng một việc lặp đi lặp lại nên chậm trễ và khả năng sai sót cao.
• Bạn phải làm báo cáo hợp nhất từ nhiều nguồn dữ liệu, ví dụ hợp nhất báo cáo quản trị, báo cáo tài chính, tổng hợp ngân sách, hợp nhất dòng tiền cho mục đích quản trị tài chính.
• Bạn muốn truy xuất số liệu trực tiếp từ phần mềm để có báo cáo trực tiếp trên Excel để thay đổi tính toán linh hoạt thay cho việc xuất các báo cáo được thiết lập sẵn từ phần mềm ra Excel.
• Bạn cần đơn giản các công thức tính toán đang sử dụng quá phức tạp gây khó hiểu, khó kiểm soát.
• Bạn cần tự động hóa các quá trình xử lý dữ liệu.
• Bạn đã đầu tư phần mềm ERP cho quản trị doanh nghiệp nhưng phần mềm không lập được các báo cáo quản trị tổng thể và bạn vẫn phải hì hụi hàng tháng.
• Bạn cũng đã tìm hiểu đến các giải pháp phần mềm BI của nước ngoài nhưng chi phí quá đắt đỏ và quy trình nghiệp vụ cũng không làm cho công việc đơn giản hơn.
• Hoặc đơn giản, bạn chưa có giải pháp và cần được tư vấn về nội dung và quy trình xây dựng hệ thống báo cáo quản trị phù hợp với công ty mình, việc mà không phần mềm ERP hay BI nào giải quyết thay cho bạn.

II. VỀ GIẢI PHÁP MINI.MIS

MINI.MIS - Giải pháp Truy vấn, Hợp nhất và Xử lý số liệu trong Excel với kích thước phần mềm siêu nhỏ chỉ 300KB và người sử dụng hoàn toàn không phải coding, Đa dạng các tính năng.

1. Chức năng truy vấn dữ liệu SQL

Tính năng truy vấn dữ liệu cho Excel bằng ngôn ngữ truy vấn dữ liệu SQL , được sử dụng trong các cơ sở dữ liệu phổ biến Access, SQL Server. Ưu điểm của phương pháp truy vấn là tốc độ, không phải mở file nguồn khi truy vấn, có thể trích lọc dữ liệu, tính tổng, sắp xếp kết quả.

Việc truy vấn được thực hiện bằng hộp tham số ngay trên ô Excel nên có thể kết hợp với tất cả các hàm số Excel để điều khiển và thay đổi lệnh truy vấn dễ dàng thuận tiện.

Xem video minh họa tại đây

Kết nối để truy vấn đa dạng các nguồn dữ liệu từ sheet Excel, file dữ liệu Excel, Foxpro, Microsoft Access, SQL Server, Oracle và cả Google Sheet. Địa chỉ tương đối và tuyệt đối đều được chấp nhận. Truy cập SQL được mã hóa mật khẩu an toàn.

Kết quả truy vấn được trả về dưới dạng value (không trả về dạng hàm mảng) nên tốc độ nhanh hơn, kết hợp được với bảng DataTable để kết hợp với tất cả các hàm Excel có sẵn.

Mô hình truy vấn Minimis 

https://www.youtube.com/watch?v=ywT7q37HBAI&feature=youtu.be

Không phải khai báo DbKey. Tính năng truy vấn nối kết hợp, cho phép truy vấn liên tục đồng thời từ nhiều nguồn dữ liệu và nhiều mệnh đề truy vấn khác nhau.

MINI.MIS cung cấp hàm ListSheets và ListFiles để liệt kê các sheet trong file, các file trong thư mục theo điều kiện lọc. Việc kết hợp các tính năng mang đến cho MINI.MIS khả năng truy vấn và xử lý các bài toán dữ liệu rất phức tạp và dữ liệu lớn của quản trị.

Khả năng xử lý dữ liệu lớn, tới 256 trường dữ liệu mỗi bảng tính, không giới hạn số lần truy vấn, không giới hạn số dòng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.

2. Các hàm số nâng cao với tính năng vòng lặp, điển hình:

SUMIFS2, SUMIFS3: Là hàm nâng cao của SUMIFS, để tính tổng theo điều kiện phức hợp và từ nhiều vùng tính tổng. Ứng dụng trong lập báo cáo KQKD quản trị.

So sánh các hàm SUMIF

Tính toán với hàm SUMIF3

LISTSHEETS, LISTFILES: Danh sách các sheet trong file, các file trong thư mục theo điều kiện. Ứng dụng kết hợp trong điều kiện truy vấn để kết quả truy vấn động.

Hàm FIRST, FIRSTIFS, LAST, LASTIFS, JOIN, JOINIFS, LEFTS, RIGHTS, REPLACES,…

Hàm CALTTEXT: Chuyển diễn giải tính sang dạng số, ứng dụng trong lập ngân sách và dự toán

Hàm TRANSLATE: dịch tự động

Hàm QUERY: Truy vấn dữ liệu dạng hàm số

…

3. Các tính năng xử lý, chuyển đổi dữ liệu, các tính năng nâng cao cho bảng tính.

Kiểm toán công thức

Unpivot crosstab table

Và một số tính năng nâng cao khác như:

• Multi Goal Seek

• Gửi email tự động

• Text Tools

• Làm sạch file tự động

• Tách gộp file tự động

•